8 Contoh Surat Dinas Resmi yang Baik dan Benar (Struktur Lengkap)

Contoh Surat Dinas – Menurut kamu, apakah surat dinas itu? Surat dinas biasanya digunakan di lingkungan perkantoran. Surat dinas biasa dibuat oleh seorang sekretaris. Tidak ada salahnya jika kamu belajar menulis surat dinas. Surat dinas bermacam-macam jenisnya. Misalnya, surat tugas, surat pengumuman, surat edaran, surat undangan, dan masih banyak lagi.

Kumpulan contoh surat dinas ini juga memuat informasi yang berhubungan dengan menulis surat dinas. Apakah kamu masih merasa kesulitan membuat surat dinas? Cara membuat surat dinas yang dijelaskan dengan lengkap di bawah ini dapat kamu gunakan sebagai panduan.

Kegiatan surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang penting. Fungsi contoh surat dinas tidak dapat dianggap remeh loh. Kegiatan menulis surat dinas lazimnya menjadi tugas sekretaris. Akan tetapi, kenyataannya banyak orang yang diharuskan menulis surat dinas.

Contoh Surat Dinas Resmi

Berikut di bawah ini adalah contoh surat dinas resmi dari pemerintah Kecamatan Mekarsari perihal undangan menyaksikan pemutaran film.

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat surat resmi yang di dalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya: pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, perpindahan pegawai, dan keputusan pemberhentian pegawai.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat dinas sebagai berikut.

1. Surat dinas ditulis atas nama instansi, lembaga, atau negara.
2. Kepala surat biasanya ditempatkan di bagian kiri, kecuali jika kepala suratnya panjang dapat ditulis di bagian tengah tengah.
3. Alamat surat diletakkan di bagian kanan atas, di bawah nama tempat dan tanggal surat.
4. Tidak terdapat kalimat pembuka surat dan kalimat penutup surat.
5. Menggunakan kata ganti kami, tidak terdapat inisial pengetik atau paraf dari pejabat atau staf yang jabatannya lebih rendah dibandingkan pejabat penanda tangan surat tersebut.
6. Nama penanda tangan ditulis dengan huruf besar tanpa tanda kurung dan di bawahnya dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIK (Nomor Induk Karyawan), kecuali untuk jabatan menteri.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Surat dinas ada dua jenis, yaitu:

1. Surat dinas swasta Surat dinas ini dibuat oleh pihak lembaga swasta.
2. Surat dinas pemerintah Surat dinas ini dibuat oleh instansi pemerintah.

Fungsi Surat Dinas

Fungsi utama surat dinas sama dengan fungsi surat pada umumnya. Pada intinya surat dinas sebagai alat komunikasi antara dua pihak. Di samping itu, surat dinas juga memiliki fungsi sampingan sebagai berikut.

1. Dokumentasi tertulis
   Surat digunakan sebagai bukti ”hitam di atas putih”. Misalnya dalam surat perjanjian.
2. Alat pengingat
   Surat digunakan untuk mengingatkan hal yang telah terlupakan. Misalnya surat surat yang telah disimpan atau diarsipkan.
3. Bukti historis
   Surat digunakan untuk menyelidiki keadaan orang, organisasi, atau sejarah bangsa. Misalnya surat surat R. A. Kartini dan Supersemar.

Format Surat Dinas

Perhatikan bagian-bagian surat dinas berikut.

Format surat ini akan jelas jika sudah dibuat atau dilengkapi pernyataan sesuai penomorannya. Perhatikan contoh surat dinas di bawah ini!

Struktur Surat Dinas

Perhatikan keterangan berikut! Penomoran pada bagian-bagian contoh surat dinas di atas mengacu pada uraian berikut ini.

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas singkat tentang kantor, lembaga, instansi, organisasi, atau perusahaan yang berkirim surat. Kop surat biasanya disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik.

Bagian ini ditempatkan pada bagian atas tengah. Jika sebuah surat terdiri lebih dari satu lembar, kop surat tetap pada halaman pertama. Tidak dibenarkan semua halaman diberi kop surat.

2. Nomor Surat

Surat-surat dinas dikeluarkan, diberi nomor, dan kode surat. Nomor surat menunjukkan urutan pengeluaran surat. Setiap kantor atau lembaga memiliki kode sendiri-sendiri. Jika ada kode yang sama dalam beberapa surat, tidak ada yang melarang.

Tanda berupa angka atau gabungan angka dan huruf yang dicantumkan pada penomoran surat dari suatu organisasi, instansi, atau badan usaha, sesuai dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu. Dilihat dari fungsinya nomor surat memiliki kegunaan sebagai berikut.

• Mengetahui banyaknya surat yang keluar. Memudahkan penyimpanan.
• Memudahkan pengarsipan.
• Mempercepat proses penyelesaian.
• Memudahkan mencari kembali jika surat itu diperlukan.

Penulisan nomor dan kode surat yang benar tidak perlu diberi spasi. Pemberian spasi membuka peluang bagi orang lain untuk mengubahnya. Perhatikan contoh penulisan nomor dan kode berikut.

3. Hal Surat

Surat resmi atau surat dinas yang benar selalu dilengkapi bagian perihal. Perihal memuat isi pokok surat. Bagian ini bermanfaat bagi pembaca surat. Fungsinya untuk segera mengetahui pokok yang dibicarakan dalam surat. Hal/perihal merupakan inti sari isi surat yang harus ditulis sesingkat mungkin.

Penulisannya menggunakan huruf kapital pada awal tiap kata. Perhatikan contoh berikut!

4. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal pembuatan surat menunjukkan surat tersebut dibuat. Bagian ini memudahkan petugas pengarsipan surat. Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan.

Perhatikan contoh berikut!

5. Alamat Surat

Alamat surat yang dimaksud yaitu alamat tujuan pengiriman surat. Bagian ini berfungsi menunjukkan tempat surat dibuat. Nama dan alamat surat yang dikirimi tertulis pada bagian kiri. Penulisan alamat pada halaman surat sebaiknya lengkap seperti penulisan di sampul surat.

Apabila ingin disingkat boleh saja asal tetap memerhatikan kesopanan. Kata ”kepada” tidak perlu ditulis pada kertas surat. Tanpa kata itu semua orang maklum dan mengerti maksudnya. Pemakaian kata ”kepada” menunjukkan kemubaziran bahasa. Perhatikan contoh berikut!

6. Salam Pembuka

Salam pembuka yaitu bagian surat yang berupa kata pembuka. Kata pembuka ini berfungsi untuk mengawali surat. Salam pembuka selalu ditulis di sebelah kiri.

Huruf pertama kata pertama ditulis dengan huruf kapital. Salam pembuka selalu diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh berikut!

7. Kalimat Pembuka

Surat Kalimat pembuka merupakan bagian awal isi surat. Kalimat pembuka terdiri atas satu paragraf. Adapun fungsi kalimat pembuka sebagai berikut.

1. Sebagai pengantar untuk menyampaikan isi surat.
2. Menarik perhatian pembaca terhadap isi pokok surat.
3. Menghubungkan surat atau pembicaraan sebelumnya.

8. Isi Surat

Isi surat memuat segala sesuatu yang akan disampaikan pengirim. Melalui isi surat, pengirim menyampaikan maksudnya. Isi surat memuat waktu, tempat, serta acara.

Untuk menyusun isi surat yang baik, perhatikan pertimbangan berikut.

• Menetapkan urut urutan maksud yang hendak disampaikan.
• Menuliskan setiap maksud dengan kalimat yang mudah dipahami.
• Menghindari pemakaian singkatan, akronim yang tidak lazim.
• Memerhatikan bentuk surat dan penulisan bagian bagiannya.

9. Kalimat Penutup Surat

Kalimat penutup merupakan bagian akhir isi surat. Kalimat penutup surat berisi harapan dan ucapan terima kasih. Perhatikan contoh berikut!

• Kami berharap semoga kerja sama yang sudah baik dapat kita bina terus.
• Mudah mudahan keterangan yang kami sampaikan berguna bagi Bapak.

10. Salam Penutup

Salam penutup merupakan ungkapan rasa penulis surat. Fungsi bagian ini hampir sama dengan salam pembuka. Oleh karena itu, pemilihan salam penutup harus disesuaikan dengan salam pembuka. Salam penutup selalu diakhiri tanda koma.

Perhatikan contoh berikut!

11. Tanda Tangan

Tanda tangan pengirim surat terletak di bawah salam penutup.

12. Nama Pengirim Surat

Pengirim surat dinas yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap instansi yang tercantum dalam surat dinas. Nama pengirim surat terletak di bawah tanda tangan.

Identitas pengirim surat dinas seperti berikut.

• Jabatan pengirim
• Tanda tangan pengirim
• Stempel/cap dinas
• Nama terang pengirim
• Keterangan lain, misalnya NIP atau NIK

13. Jabatan Pengirim Surat

Jabatan pengirim surat ditulis di bawah nama pengirim surat.

Macam-Macam Surat Dinas

a. Surat Permohonan

Surat permohonan biasanya digunakan untuk meminta bantuan. Misalnya: bantuan uang, tenaga juri, tenaga pengajar, tenaga penceramah, atau tenaga penyuluh. Permohonan ini ditujukan kepada sebuah instansi atau perseorangan dengan jabatan yang lebih tinggi.

b. Surat Tugas

Adalah surat dinas yang dikirimkan kepada satu atau beberapa orang untuk menjalankan tugas tertentu oleh instansi, organisasi atau perusahaan.

c. Surat Perizinan

Salah satu contoh surat dinas yang dikirimkan untuk instansi, perusahaan, atau perseorangan untuk mendapatkan izin. Surat permintaan izin dapat dibedakan menjadi dua.

1. Surat permintaan izin untuk melakukan suatu kegiatan tertentu.
2. Surat permintaan izin untuk tidak mengikuti suatu kegiatan tertentu.

d. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu kelompok atau organisasi. Surat pemberitahuan terdiri atas dua jenis surat.

Pertama, surat pengumuman berisi informasi tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota atau warga dari satu unit. Kedua, surat edaran berisi pemberitahuan secara tertulis yang diedarkan serta ditujukan kepada berbagai pihak.

1. Surat Pengumuman
   Surat yang berisi permakluman atau pemberitahuan tentang sesuatu kepada banyak orang.
2. Surat Edaran
   Surat diedarkan agar isinya diketahui banyak orang. Surat edaran diterbitkan oleh instansi atau perorangan yang kedudukannya lebih tinggi. Isi surat edaran dapat berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. Surat ini digunakan sebagai dasar pembuatan kebijakan tertentu.
3. Surat Pernyataan
   Surat pernyataan dibuat oleh seseorang yang menyatakan dirinya atau orang lain pernah atau tidak pernah melakukan sesuatu.

e. Surat Undangan

Surat undangan dibuat oleh seseorang. Tujuannya, instansi atau organisasi tertentu mengundang orang lain supaya menghadiri suatu acara.

Contoh Surat Dinas Sekolah

Contoh Surat Dinas Kesehatan

Contoh Surat Dinas Pemerintah

 

Contoh Surat Undangan Dinas Perusahaan

Contoh Surat Tugas perjalanan Dinas

Contoh Surat Pemberitahuan Dinas

Mempelajari contoh surat dinas memang bukan kewajiban kalian. Surat dinas biasa dibuat oleh sekretaris atau tenaga administrasi. Namun, alangkah baiknya jika kalian belajar contoh surat dinas. Ketika menulis surat dinas, kalian harus memerhatikan kaidah yang berlaku.

Berbeda ketika kalian menulis surat pribadi. Dalam surat pribadi kalian bebas menggunakan format dan pilihan kata. Surat pribadi tidak terikat oleh kaidah yang mengaturnya.

Surat dinas yang sering kalian temui yaitu surat undangan dan pengumuman. Surat undangan dapat berupa undangan ulang tahun, kegiatan sekolah, atau yang lainnya.