Pengertian Proposal dan Pedoman Dasar Menyusun Proposal yang Benar

Pengertian proposal adalah sebuah media penyampaian ide mengenai suatu peluang dalam berbagai aktivitas, seperti penawaran bisnis, penelitian, maupun proyek yang bersifat individu maupun lembaga yang telah dirumuskan dari sebuah keadaan tertentu. Sehingga akan mendatangkan keuntungan, baik pada pihakmu maupun pihak investor seperti perusahaan perusahaan, event organizer (EO), atau lembaga-lembaga penelitian.

Berkaitan dengan hal itu, proposal yang dibuat hendaknya memberi kesan meyakinkan dan penggarapannya pun tidak asal-asalan. Banyak aspek yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal. Proposal harus mempunyai dasar-dasar yang akan memengaruhi perusahaan atau lembaga target proposal.

Mereka memerlukan keyakinan bahwa dana atau tawaran konsep kerja sama yang akan dilakukan benar-benar bermanfaat bagi kelancaran kegiatan.

Menyusun proposal yang baik, hendaknya menyesuaikan isi proposal dengan lembaga atau perusahaan target proposal. Hal ini memang memerlukan suatu pendekatan yang khas. Semakin baik dan menariknya sebuah proposal, akan semakin besar pula peluang proposal mendapatkan persetujuan dari lembaga target proposal.

Sering kita jumpai atau malah pernah mengalami, proposal yang yang kamu ajukan ditolak. Banyak hal yang menyebabkan proposal ditolak, di antaranya karena tidak jelasnya kegiatan atau pernyataan pernyataan yang lemah, sehingga tujuannya menjadi tidak jelas.

Pengertian Proposal

Pada dasarnya proposal adalah usulan atau keinginan untuk melakukan sesuatu dan berniat mengajak pihak lain untuk bekerjasama. Agar pihak lain itu bersedia dan menyetujui suatu proposal.

Hal-hal yang menjadi aspek dalam keseluruhan isi proposal haruslah menampilkan suatu gagasan yang benar-benar masuk akal dan saling menguntungkan. Dengan demikian, tidak ada keraguan bagi pihak sponsor atau lembaga tujuan proposal untuk melakukan kerja sama.

Selain berbagai hal yang menyangkut isi proposal, perlu diketahui bahwa susunan, tata urut, serta kemasan proposal pun harus dibuat semenarik mungkin. Ide atau gagasan yang bagus akan menjadi lebih baik jika didukung oleh pengemasan yang indah, sistematika yang jelas, estimasi yang logis, dan pemilihan gaya bahasa yang tepat.

Proposal yang kamu buat merupakan cerminan pribadi kamu. Oleh karena itu, menyusun sebuah proposal sama pentingnya dengan upayamu untuk selalu menjaga citra diri. Kunci dalam pembuatan proposal adalah jujur kepada

Sekali lagi, cara-cara yang baik dalam penyusunan proposal merupakan langkah awal bagi terbukanya peluang diterimanya proposalmu. Mempelajari teknik dan sistematika penyusunan proposal serta aspek lainnya yang terkait, akan membantu untuk mencapai tujuan dibuatnya proposal.

Asal Usul Proposal

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya kamu mengetahui apa itu proposal. Secara etimologis, proposal berasal dari bahasa Inggris propose yang berarti ‘melamar’ atau ‘menawarkan diri’. Secara sederhana proposal dapat diartikan sebagai lamaran atau tawaran tentang sesuatu bentuk kerja sama yang akan saling menguntungkan kedua belah pihak.

Bentuk fisik proposal adalah surat atau dokumen yang memuat tentang penawaran. Proposal lazim digunakan untuk kerja sama dalam melaksanakan sebuah program atau penawaran kepada perusahaan atau lembaga untuk mensponsori atau membiayai program tersebut. Baik itu kegiatan yang bersifat hiburan, pendidikan maupun kegiatan yang bersifat sosial.

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia disebutkan proposal adalah usulan atau rencana kerja yang diajukan dalam bentuk tulisan yang tersusun dengan baik dan jelas. Oleh karena itu, proposal bisa diartikan sebagai rancangan (draft) sebuah rencana kerja yang ditujukan kepada pihak pihak yang dianggap punya ketertarikan terhadap ide kamu.

Proposal yang Sukses

Di zaman sekarang, perkembangan ilmu pengetahuan semakin pesat, perputaran dinamika usaha kian cepat, kebutuhan manusia untuk bekerjasama kian hari kian besar. Banyak peluang bisnis atau peluang proyek untuk mendapatkan bantuan dari donatur yang menanti.

Oleh karena itu, perlu dipahami bagaimana agar peluang itu menjadi milikmu. Kamu sering mendengar orang mengeluh karena kegagalan bekerjasama dengan sebuah perusahaan. Atau kamu juga sering mendengar mahasiswa mengeluh karena kesulitan biaya untuk mengadakan penelitian.

Benar tidaknya jawaban penolakan yang diberikan oleh perusahaan target, tidak bisa kamu pastikan, namun yang jelas kamu telah gagal, dan usaha yang telah dilakukan dari awal menjadi sia-sia.

Namun, coba kamu cermati lagi, sebenarnya apa yang membuat sebuah proposal ditolak. Kamu harus tahu jawaban yang sebenarnya, meskipun dengan analisis kamu sendiri.

Penyebab Proposal Ditolak

Kamu tidak perlu susah-susah mencari kebenaran tersebut, coba saja amati proposalmu sendiri. Apakah proposal kamu sesuai dengan pernyataan pernyataan berikut:

  1. Proposalmu tidak menarik atau tidak eye catching
    Dengan banyaknya jumlah proposal yang masuk ke sebuah perusahaan target, persaingan proposal pun menjadi sangat ketat. Oleh karena jumlahnya yang sangat banyak, otomatis tidak semua proposal dibaca dan dipelajari. Dengan proposal yang menarik setidaknya memupuskan perkiraan kamu bahwa proposal kamu tidak pernah tersentuh sama sekali. Memang sangat masuk akal, jika dari tumpukan proposal yang masuk ke meja bagian marketing atau public relation, hanya yang paling mencolok saja yang terbaca.
  2. Proposalmu tidak relevan
    Bisa dikatakan salah alamat, misalnya kamu akan mengadakan sebuah event festival musik, kemudian kamu mengajukan proposal pada perusahaan obat-obatan. Sangat jelas ini tidak berhubungan dengan perusahaan, bidang usaha, serta strategi marketing perusahaan. Setiap perusahaan besar pasti mempunyai policy ‘kebijakan’ yang berkaitan dengan strategi pemasarannya. Seperti perusahaan Djarum Super yang segmentasi pemasarannya pada bidang olahraga dan musik, atau perusahaan Cerebrovit yang lebih pada sponsorship bidang pendidikan.
  3. Proposal kamu tidak menjual
    Satu hal yang harus diingat, kamu mengajukan proposal adalah untuk bekerjasama bukan untuk meminta sumbangan atau uang hibah. Di sinilah letak pertimbangannya, apakah uang yang akan dikeluarkan oleh perusahaan target proposal, sesuai dengan keuntungan yang akan diperolehnya, atau dengan bahasa ekonomi, cost yang dikeluarkan harus sesuai dengan reward yang akan diterima.
  4. Proposal kamu masuk pada saat yang tidak tepat
    Kamu harus cermat, kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan proposal. Harus bisa membaca waktu dan keadaan di perusahaan target yang akan menjadi calon klienmu. Proposal itu merupakan sebuah kerja sama, mengenai sebuah ide. Misalnya dalam suatu waktu sangat banyak event yang diselenggarakan, sebut saja festival musik. Pada saat yang bersamaan pula tentunya sangat banyak proposal yang menawarkan ha! yang sama.

Di sinilah letak permasalahan yang akan dibahas, bagaimana supaya proposal yang kamu buat bisa berhasil. Ibarat kamu mencari seseorang untuk dijadikan kekasih, setiap langkah yang ditempuh membutuhkan kecerdikan dan keseriusan yang berujung pada bagaimana agar kamu bisa mendapatkannya.

Penulisan Proposal

Tidak ada rumus yang baku untuk menulis sebuah proposal, tetapi ada pedoman dasar yang bisa diikuti. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah proses penulisan saja.

Jika kamu tidak mempunyai pedoman, atau apa yang disajikan di bawah ini tidak sesuai bagi kamu, maka lebih mudah untuk melakukannya dengan terencana daripada bertindak sembrono. Tiga arahan yang bisa membantu kamu dalam proses penulisan proposal, yaitu:

Pra penulisan

Lakukan Analisis: tujuannya adalah untuk ”merayu” pembaca (klien/ pelaksana/pengambil keputusan) agar berkenaan menerima proposal.

Antisipasi: pembaca harus yakin bahwa penawaranmu memang layak diterima. Adaptasi: karena awalnya pembaca proposal akan menolak proposal yang diajukan, maka gunakan pendekatan persuasif yang menekankan manfaat.

Penulisan

Riset kumpulkan data tentang kegiatan perusahaan, perkembangan tiga tahun terakhir, survei lain terkait dengan produk atau jasa yang akan ditawarkan.

Atur: identifikasi empat tujuan atau manfaat secara spesifik proposal. Uraikan rencana survei, promosikan staf/tim, rinci anggaran, dan minta persetujuan.

Susun: susun dan kembangkan setiap informasi yang sudah diterima. Buatlah lebih detail, tetapi tetap mengedepankan unsur singkat, padat, jelas, dan maksud proposal seprofesional mungkin.

Revisi

Revisi: lakukan revisi dengan menekankan manfaat, bukan sekadar informasi dan data semata. Manfaat dapat dijadikan kesimpulan apakah penawaraamu logis bisa diterima atau tidak. Tingkatkan kemudahan dalam membaca proposal dengan memperbaiki judul bagian dan daftar fungsional.

Sebisa mungkin tidak menampilkan jargon yang disertai dengan penjelasan panjang lebar dan berteletele.

Koreksi: periksalah ejaan nama perusahaan atau nama pribadi klien kamu. Verifikasi tanggal dan perhitungan anggaran. Periksa ulang tanda baca. Evaluasi: apakah proposal cukup baik untuk meyakinkan klien?

Pada dasarnya ketiga arahan penulisan ini lebih sering digunakan dalam pembuatan proposal informal/nonformal. Dengan arahan ini diharapkan akan lebih memudahkanmu dalam menyusun proposal yang biasa menjadi acuan para penyusun proposal.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Proposal

Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum melangkah dalam penyusunan proposal:

  1. Mempelajari situasi bisnis calon klien kamu, kemudian menetapkan masalah serta kebutuhan mereka. Dalam pengertian lain, kamu memberikan pemecahan atas masalah yang mereka hadapi.
  2. Membuat sebuah penyelesaian yang berharga dari masalah serta kebutuhan klien tersebut. Kemudian dibuat sebuah kesimpulan dengan melakukan sebuah penawaran.
  3. Dalam penyusunan proposal tetap mengacu pada aspek aspek di atas. Mempertimbangkan tujuan bisnis, teknis, sosial maupun tujuan pribadi, terutama dalam menentukan tujuan penentu kebijakan perusahaan calon klienmu.
  4. Mempertimbangkan perhitungan biaya serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kerja sama tersebut. Serta harus meyakinkan calon klien, bahwa penawaranmu akan memberikan keuntungan yang kompetitif.
  5. Memikirkan setiap usulan dan masukan yang kamu terima. Kemudian, mempertimbangkan usulan tersebut dari sudut pandang calon klien kamu, bukan dari sudut pandang kamu.
  6. Seberapa jauh penulis bebas menggunakan jargon? Gunakan seperlunya secara tepat. Kamu bisa memberikan definisi, terjemahan, atau penjelasan. Sering juga istilah istilah asing justru lebih singkat, padat, dan tepat. Namun, kamu harus berhati hati jangan sampai menyulitkan pembaca. Semuanya bergantung di mana dan untuk siapa tulisan akan kamu sajikan.
  7. Sebelum memulai membuat proposal, pastikan bahwa proposal kamu sejalan dengan misi/ tema organisasi, dan kamu memiliki keahlian dan kapasitas untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah kamu nyatakan dalam konsep. Proposal tidak akan pernah didanai atau disetujui jika kegiatanmu tidak sesuai dengan kapasitasmu.
  8. Tentukan sektor garapan, lalu telitilah kegiatan dan organisasi atau perorangan yang akan kamu mintai dukungan. Organisasi-organisasi biasanya mempunyai sejarah. Jangan lupa memeriksa jika pernah ada kontak dengan donatur, mana proposal proyek yang diterima dan mana yang ditolak, atau mungkin ditunda, dan cari tahu alasannya mengapa.

Dalam praktik penulisannya, jika kamu menggunakan komputer, maka akan menghemat banyak waktu dan mengadaptasikan proposal lama kamu pada situasi yang baru. Hal ini juga penting untuk melihat hasilnya, dan menghubungkan proyek proyekmu yang berdasar pada pengalaman sebelumnya.

Lacak hasil hasil pengumpulan dana kamu dan catat dalam suatu database, jika perlu tunjukkan pada donatur bahwa kamu mengelola administrasi dengan baik. Ketika organisasimu telah berdiri sejak lama, baik kiranya untuk menunjukkan berbagai kesuksesan, dengan siapa kamu pernah bekerjasama, ke mana dana kamu mengalir hingga sekarang, dan mengapa kamu mencari donatur baru.

Proposal yang dibuat haruslah diusahakan sesingkat mungkin (maksimal 10 halaman). Ingatlah bahwa orang orang yang menyortir proposal kamu biasanya adalah orang orang yang sibuk, dan dapat dipastikan tidak ingin membaca ”buku” tentang proyekmu.

Tentu saja panjang proposal juga tergantung pada jumlah anggaran yang diajukan. Semakin banyak anggaran yang dibutuhkan, semakin banyak penjelasan yang harus berikan.

Rincian penting dapat ditambahkan dalam lampiran. Proposal harus menampilkan gagasan, penjelasan yang jelas, dan logis yang akan meyakinkan donatur bahwa proyek ini harus diberikan dana.

Setelah kamu memerhatikan aspek-aspek tersebut, maka kamu perlu memahami bahwa dalam penyusunan proposal pun harus tetap memerhatikan hal-hal yang sifatnya teknis, yaitu:

  1. Proposal perlu memiliki struktur dan logika yang jelas.
  2. Tuliskan dengan jelas apa yang akan dilakukan. Jangan gunakan kata ”mungkin” atau ”sebaiknya” terlalu sering. Gunakan pernyataan waktu sekarang dengan kata kata seperti ”harus” dan ” an”. Mereka harus dapat melihat keyakinan dirimu.
  3. Hasilnya harus dapat diukur/dinilai, gunakan angka angka yang pasti dan bukan “perkiraan” atau ”mungkin
    saja”.
  4. Pusatkan pada tugas rencana, jangan pindah ke isu isu lain yang juga kamu kerjakan. Pusatkan pada wacana di mana kamu menginginkan kerja sama, perhatian, dan donasi.
  5. Kirimkan proposal hanya jika telah pasti bahwa telah memenuhi kriteria. Jika tidak, kamu hanya akan buang buang waktu dan tenaga, bahkan akan merusak reputasimu sendiri.
  6. Sebelum mengirimkan proposal, periksa pedoman sekali lagi. Apa yang perlu ditambahkan dan berapa salinan yang mereka inginkan. Minta juga orang lain untuk membacanya dan memeriksanya kembali.
  7. Jangan lupa mencantumkan nama organisasimu dan tanggal pada setiap dokumen (juga pada dokumen tambahan), sehingga tidak akan hilang atau tercecer.
  8. Jelaskan berapa banyak dana dan dukungan moril yang kamu harapkan dari donatur. Apakah kamu meminta dana untuk keseluruhan biaya atau hanya sebagian saja. Bagian anggaran mana yang diharapkan untuk dibiayai oleh yang lain, oleh siapa dan mengapa mereka mendanainya. .
  9. Buatlah hubungan rasional antara dan dan kegiatanmu. Mengapa kamu meminta dari donatur tersebut. Apakah, misalnya, karena mereka membantu kegiatan regional, atau kegiatan keagamaan, atau memiliki perhatian pada kegiatan yang sifatnya inovatif. Atau karena kamu tahu mereka telah membiayai kegiatan seperti ini sebelumnya.
  10. Pikirkan hubungan kamu dengan donatur. Apakah mereka telah mengenalmu dengan baik atau tidak sama sekali. Jika tidak, tambahkan leaflet/brosur mengenai organisasimu, tujuan, sasaran, dan kegiatan kegiatannya.
  11. Jelaskan tujuan jangka panjang organisasimu dan tujuan jangka pendek dari kegiatan yang ingin dilaksanakan tersebut.
  12. Biasanya akan lebih membantu jika membuat hubungan antara topik dalam berita dan kegiatanmu. Mengapa harus melaksanakan proyek ini sekarang dan bukan tahun depan? Mengapa tidak menunggu hingga uangmu cukup untuk itu?
  13. Baca untuk terakhir kalinya dan bayangkan kamu sebagai sang donatur, yang mungkin akan memberikan dana untuk proyek ini. Apakah kamu akan membantu setelah membaca proposal ini? Informasi apa yang masih belum ada?
  14. Masukkan unsur pesan penjualan persuasif, yang memberi pengaruh, manfaat, dan respons dalam waktu sesingkat mungkin.

Lampiran Proposal

Pada bagian tambahan, mungkin berguna jika mencantumkan semua informasi yang relevan yang belum tercakup. Kamu dapat memasukkan:

  • Brosur organisasi.
  • Laporan tahunan.
  • Artikel-artikel yang telah ditulis mengenai kegiatanmu.
  • Permasalahan yang kamu tuju dengan proyek tersebut.
  • Peta wilayah.
  • Salinan dokumen legal kamu.
  • Sumber utama pendanaan.
  • Laporan proyek sebelumnya dan kegiatannya.
  • Daftar donatur lain yang telah dikirimi proposal.

Hal ini sangat berguna untuk menggambarkan pengalaman kesuksesan awal kamu. Akan tetapi, ingat, jangan memberi informasi yang berlebih-lebihan dalam proposal.

Tinggalkan komentar