Contoh Proposal Proyek yang Benar (Format dan Cara Membuat)

Proposal proyek adalah istilah lain yang dipakai untuk membedakan proposal yang ditulis untuk bisnis atau penelitian.

Meski demikian, dalam proposal proyek kecederungannya adalah menawarkan kegiatan yang lebih bersifat sosial, non profit, dan biasanya masuk dalam program program eksklusif, seperti program pemerintah atau misi sosial pada perusahaan perusahaan tertentu.

Dalam proposal proyek, tidak menutup kemungkinan bentuk penawarannya berupa jasa, program, maupun produk sekalipun, sehingga bentuknya tidak jauh berbeda dengan proposal bisnis atau penelitian.

Bahkan, kesempatan dalam penawaran produk ini dianggap sebagai promosi atau ruang iklan untuk mengenalkan atau memantapkan image perusahaan bersangkutan.

[toc]

Sebagai contoh proposal proyek, kamu hendak melaksanakan seminar keluarga sehat yang bertujuan untuk membiasakan seluruh anggota keluarga untuk meminum susu hingga lanjut usia.

Kamu membutuhkan sponsor dalam bentuk paket susu box 200 mg untuk 500 peserta seminar, untuk itu kamu mengirimkan proposal kepada salah satu produk susu.

Melihat acara ini adalah peluang promosi atau sarana beriklan bagi perusahaan produsen susu tersebut, maka proposal kamu dapat menjadi jalan untuk program minum susu hingga lanjut usia.

Contoh proposal proyek kedua, kamu seorang relawan LSM yang sedang melakukan penelitian di salah satu tempat pembuangan sampah (TPS) di Jakarta.

Kemudian kamu berkeinginan melakukan proyek penelitian yang hasilnya kelak, besar manfaatnya bagi kelangsungan hidup masyarakat sekitar TPS dan menjadi contoh bagi kota-kota lainnya.

Melalui proyek perbaikan sistem manajemen limbah padat di Jakarta kamu dapat mengirimkan proposal proyek ke lapan Bank for International Cooperation (JBIC) yang memiliki perwakilan di Jakarta.

Di satu sisi, proposal mendapat peluang untuk mewujudkan langkah LSM kamu untuk melakukan perbaikan terhadap sistem manajemen limbah padat di Jakarta.

Sisi lainnya, JBIC semakin menguatkan posisinya sebagai lembaga non profit yang telah berpartisipasi membantu pembangunan masyarakat dan perekonomian negara negara anggotanya di dunia agar stabil dan otonom.

Dampak lainnya ialah mempererat dan memperkokoh hubungan ekonomi antara Jepang dengan negara negara lain di dunia.

Seperti halnya JBIC, lembaga profit maupun non profit sangat besar kemungkinannya membuka peluang untuk memberikan sponsor atau donor bagi proposal proposal yang masuk.

Banyak bidang dari lembaga atau perusahaan tersebut yang bisa dijadikan alternatif dalam melaksanakan kegiatan, mulai dari pangan hingga manufaktur, dari hiburan hingga pendidikan formal.

Selain untuk tujuan dan misi yang positif, mereka cenderung melihat proposal proyek yang berorientasi untuk kepentingan masyarakat luas.

Format Proposal Proyek

Berikut ini uraian dari setiap materi dalam proposal proyek:

1. Lembar salinan RFP (Request for Proposal).
2. Surat pengantar tanda RFP diterima.
3. Abstrak atau ringkasan eksekutif yang ditujukan untuk manajer perusahaan/lembaga tujuan proposal.
4. Halaman judul; merinci urutan isi seperti judul proposal, nama organisasi/perusahaan klien, nomor RFP atau informasi lain, tanggal pengiriman, nama penulis atau perusahaan.
5. Daftar isi; mencantumkan semua judul bagian dan nomor halaman awal.
6. Daftar figur/tabel; daftar yang memuat setiap judul figur/tabel beserta nomor halamannya. Hal ini dicantumkan sebagai pelengkap dan penjelas dalam penyusunan proposal.
7. Pendahuluan; berisi alasan mengapa proposal ini diajukan.
8. Latar belakang, masalah, dan tujuan.
9. Isi proposal, rencana pelaksanaan, dan jadwal kegiatan.
   Pada bagian ini diuraikan bagaimana pengelolaan dan audit kemajuan proyek dalam time schedule atau matrix ‘acuan’ pengejaan. Termasuk di dalamnya perencanaan strategis dan operasional proyek, perencanaan waktu, dan jaringan kerja. Mengenai jadwal kegiatan, kamu bisa korelasikan dengan biaya. Bahkan kamu bisa menggunakan rumus perhitungan seperti:
   – Slope biaya Biaya dipersingkat Biaya normal / (dibagi) Waktu normal Waktu dipersingkat.|
   – Slope biaya = 22.000 – 17.000/8-6 = 2.500
10. Penetapan staf. Bagaimana kapasitas pemimpin proyek, identifikasi jumlah, dan kualifikasi staf pendukung serta sumber lain seperti fasilitas teknis dan non teknis, termasuk di dalamnya program khusus untuk analisis statistik. Bagaimana menangani keterbatasan sumber daya serta efektivitas sumber daya di berbagai posisi atau pos kerja.
11. Anggaran; daftar biaya proyek yang diusulkan. Biaya biaya yang dikeluarkan, yaitu biaya langsung dan tidak langsung.
12. Otorisasi; lembar penutup yang memuat persetujuan atau otorisasi.
13. Lampiran; merupakan materi tambahan seperti memuat resume peneliti utama atau surat pernyataan.

Contoh Proposal Proyek

Contoh proposal proyek di atas kami ambil dari link ini: https://www.academia.edu/17338853/Contoh_Proposal_Proyek

Cara Membuat Proposal Proyek

Proposal proyek bisa disusun dalam bentuk formal maupun informal. Hanya saja proposal proyek formal sangat erat kaitannya dengan aturan penulisan, ukuran, dan format yang sudah jelas atau baku dibandingkan proposal informal.

Inilah mengapa proposal proyek formal lebih banyak menanggapi proyek proyek besar yang disertai dengan beberapa ketentuan yang formal pula. Bisa dibayangkan jika dalam satu proyek, penulis atau pembuat proposal harus meluangkan waktu ekstra dalam menyusun draft proposal dengan detail dan sistematis hingga 200 halaman lebih.

Untuk itu, dalam proses penyusunannya diperlukan beberapa komponen pelengkap seperti salinan RFP, hal ini penting karena RFP bisa menjadi bagian persyaratan proposal yang harus disertakan dalam pembukaan proposal proyek formal.

Selain RFP, proposal proyek formal melampirkan surat pengantar. Adapun tujuan surat pengantar ini nantinya ditujukan kepada orang yang menerima proposal atau yang akan membuat keputusan final.

Surat ini menjelaskan bagaimana kamu mengetahui masalah atau menginformasikan bahwa proposal tersebut merespon RFP terlampir. Tujuan lainnya, surat ini dapat menjadi informasi awal dalam rangka mengulas secara singkat fitur dan manfaat utama proposal proyek kamu.

***

Tidak jauh berbeda dengan standar penyusunan proposal proyek formal, proposal proyek informal pun mencantumkan salinan RFP dan surat pengantar secara resmi.

Hal ini digunakan untuk menerangkan maksud dan tujuan, termasuk masalah staf ahli, lembaga yang mendampingi, dan anggaran biaya. Beberapa lampiran juga dimasukkan sebagai pertimbangan dan acuan pelaksanaan proyek.

Bagaimana dengan syarat dan kemudahan mengakses perusahaan atau lembaga yang berbasis proyek besar?

Untuk ini, kamu tidak perlu khawatir, jika kamu bisa melakukan secara mandiri, kamu bisa langsung mengirimkan proposal proyek dengan mengontak customer service melalui contact person yang tersedia dalam situs resmi atau layanan yang tersebar di berbagai media promosi atau informasi.

Kamu bisa melakukan dengan mengontak langsung atau melakukan perjanjian untuk pertemuan tatap muka. Jika kamu sudah diberi kesempatan untuk berkomunikasi melalui telepon atau tatap muka, manfaatkan peluang ini untuk mengajukan beberapa pertanyaan seputar prosedur permohonan sponsor atau donatur. Selain itu, kepada siapa proposal penawaran ditujukan.

Langkah lain, kamu bisa browsing situs resmi dengan mempelajari, mengamati, dan mengenal terlebih dahulu bagaimana sepak terjang perusahaan atau lembaga tersebut mengembangkan jaringan dan akses kegiatannya, baik di tingkat nasional maupun internasional.

Pertimbangkan, apakah proposal proyek kamu mampu bersaing dan mencuri perhatian dari ratusan bahkan ribuan proposal yang masuk setiap bulannya.

Jika kamu berada dalam satu perusahaan atau lembaga, apakah itu profit making, LSM, kampus, ormas, bahkan keluarga sekalipun, sebaiknya buatlah proposal dengan sistem tim. kamu bisa menggabungkan berbagai keahlian, keterampilan serta pengalaman, sehingga menjadikan nilai proposal yang ditawarkan lebih tinggi.

Bahkan, jika kamu memiliki dana ekstra, tidak salah kamu menggunakan jasa penulis proposal atau konsultan yang secara profesional menyusun proposal hingga pada taraf terjalinnya kerja sama atau kontrak kerja.

Untuk perusahaan atau lembaga asing, yang cakupannya lebih luas dan go international, sudah sewajarnya kamu menggunakan gaya penulisan dan bahasa internasional atau mungkin dengan bahasa negara tempat perusahaan tersebut berada.

Jika ada badan atau lembaga yang sudah bekerja sama dengan pemerintah atau swasta Indonesia, biasanya kamu lebih mudah dan tidak riskan untuk tetap menggunakan gaya bahasa dan penulisan dengan bahasa internasional termasuk untuk legal formal penyusunan proposalnya.

Proposal proyek adalah perpanjangan dari proposal bisnis, maka dalam proposal proyek faktor yang penunjangnya adalah kriteria kelayakan suatu proyek.

Demikian pula pentingnya suatu aspek’ pengkajian dan penelitian yang seksama dan sistematis sebelum kontrak berlangsung.

Pentingnya kriteria kelayakan ini berpengaruh pada keberhasilan suatu proyek. Misalnya, masyarakat akan memandang berhasil proyek pembangunan pabrik jika dihubungkan dengan pembukaan lapangan kerja bagi masyarakat sekitar.

Artinya bagi pemilik proyek, katakanlah kamu yang mengajukan proposal proyek kepada pemerintah, menitik beratkan keberhasilan pada aspek finansial dan ekonomi.

Sedangkan bagi pemerintah yang menyambut proposal proyek kamu, lebih luas dalam melihat kontrak proyek tersebut sebagai pertumbuhan ekonomi, kesejahteraan masyarakat, dan mendorong prakarsa swasta.

Meskipun demikian, proyek yang diajukan sangat bergantung pada kriteria kelayakan proyeknya. Semakin besar proyek, semakin besar dana yang akan ditanam sehingga akan semakin luas jangkauan dan semakin dalam sifat pengkajiannya. Terutama dalam hal untung atau tidaknya, jika dana yang dikeluarkan dihubungkan dengan aspek sosial ekonomi.

Oleh karena itu, dalam penyusunan proposal proyek ini, faktor kelayakan proyek dan keputusan investasi menjadi penentu arahan proposal yang akan kamu buat.

Apa saja yang perlu kamu perhatikan dalam rangka kelayakan proyek ini? Adapun gambarannya sebagai berikut.

• Lakukan studi kelayakan dan aspek pasar yang mendukung. Studi ini berfungsi menghubungkan manajemen suatu organisasi dengan pasar perusahaan yang bersangkutan atau bidang kajian pada lembaga yang bersangkutan melalui informasi. Informasi ini kemudian digunakan untuk mengindentifikasi kesempatan dan permasalahan yang berkaitan dengan pasar dan pemasaran.
• Aspek teknis, yaitu letak geografis lokasi, teknologi proses produksi, denah proyek, kapasitas produksi, manajemen, dan organisasi.
• Perhatikan aspek finansial, yaitu dalam hubungannya pada analisis pendapatan dan aliran kas. Nilai waktu dari uang serta risiko finansialnya.
• Aspek sosial ekonomi yang mengukur bagaimana tingkat benefit, disbenejit, biaya, sistematika analisis, harga semu, pengambilan keputusan atas harga pasar, dan arus pengembalian.
• Pendanaan proyek yang erat kaitannya dengan sumber dan macam pendanaan proyek. Bagaimana perhitungan biaya modal, peranan penyandang dana, dan pengajuan pendanaan.
• Perlukah analisis dampak bagi lingkungan sekitar? Susunlah proposal proyek berdasarkan perencanaan, perangkat, dan peserta/staf.

Tips Agar Proposal Proyek Diterima

Proyek yang digagas dalam proposal ini biasanya berupa kegiatan yang bersifat umum, menyangkut masyarakat luas, bahkan dunia.

Kecenderungan aktivitasnya selalu menyertakan lembaga/perusahaan/badan hukum yang memang berorientasi pada kepentingan orang banyak, misalnya Palang Merah Indonesia (PMI), WWF, atau lembaga independen yang berbasis LSM, yayasan sosial, yayasan pendidikan dan kesehatan, dan lain-lain.

Untuk luar negeri bisa dari UNESCO, UNICEF, WHO, dan sebagainya.

Bahkan, untuk jalinan kerja sama, biasanya dua negara menyelenggarakan proyek khusus, seperti Indonesia Sabo Technical Centre. Lembaga kajian sedimentasi sungai yang bekerjasama dengan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air PU dengan Japan International Cooperation Agency (JICA).

Untuk itu, langkah-langkah dalam upaya melancarkan proposal proyek ini, ada hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Sebelum mengajukan proposal resmi, organisasi-organisasi masyarakat sipil di seluruh Indonesia yang berminat harus terlebih dahulu mengontak kantor-kantor lembaga yang dituju (baik itu di ibukota maupun di perwakilan). Lakukan dengan media komunikasi yang memudahkan dan melancarkan hubungan langsung jarak jauh, misalnya dengan internet, telepon, atau surat resmi tercetak untuk kemudian membahas prospek gagasan calon proyek dengan staf yang terlibat dalam perencanaan awal proyek. Hal ini dilakukan untuk menentukan apakah kemampuan mereka sesuai dengan prioritas yang saat ini ditetapkan oleh lembaga atau perusahaan tersebut.
2. Jauh sebelumnya pahami dan telitilah:
   a) Apakah jenis organisasinya? Organisasi antar pemerintah/multilateral?
   b) Bagaimana latar belakang organisasinya?
   c) Apa saja kegiatan pendukungnya? Apakah berupa bantuan proyek, dukungan program, perlengkapan, beasiswa, penelitian, informasi, lobi/advokasi/atau gerakan solidaritas.
   d) Dengan lembaga atau perusahaan apa saja selama ini sudah bekerjasama. Apakah dengan lembaga-lembaga pemerintah Indonesia, internasional, dan NGO (Non Government Organization) dalam negeri, atau lembaga-lembaga lainnya seperti universitas-universitas di Indonesia.
   e) Apa saja sektor yang diprioritaskan? Media massa, pelayanan kesehatan, advokasi, pendidikan gratis, atau lainnya.
   f) Apa saja organisasi yang didukung? Apakah NGO/LSM secara umum, organisasi keagamaan, organisasi penelitian, amu asosiasi profesional?
   g) Bagaimana jaringan kerja di Indonesia? Bagaimana basis organisasi partner di Indonesia? Bagaimana lembaga tersebut menjalin kemitraan dengan yayasan/LSM di seluruh wilayah Indonesia maupun dunia.
   h) Bagaimana jaringan kerja di seluruh dunia? Apakah memiliki basis organisasi partner di negara negara di dunia? Bagaimana lembaga tersebut menjalin kemitraan dengan yayasan/LSM di seluruh negara di dunia?
3. Buatlah program yang lebih berdampak luas bagi masyarakat sehingga proyek kamu ini memberikan potensi pada peningkatan sosial, ekonomi, politik, agama, budaya, dan sektor lainnya. Jelaskan tujuan dan hasil akhir dari proposal tersebut dengan rinci dan mudah dipahami, tidak berbelit belit apalagi tidak berhubungan dengan apa yang kamu ajukan. Termasuk di dalamnya program pendanaan dan alokasi perlengkapan yang ada.
4. Evaluasi dan review-lah beberapa hal menyangkut penawaran kamu termasuk di dalamnya mengambil keputusan dalam berbagai keputusan yang berisiko untuk menentukan besarnya penawaran.
5. Jangan ragu untuk selalu bekerjasama dengan cara berperan serta dalam event free promosi, seperti pameran (fair) atau expo. Biasanya banyak relasi baru dan ide yang muncul saat acara tersebut berlangsung. Bahkan, kamu bisa mengikuti studi banding pada rotary club.

Seperti itulah contoh proposal proyek, format, cara membuat, serta tips agar proposal proyek diterima. Semoga bermanfaat. Silakan dikoreksi kalau ada yang salah lewat kolom komentar di bawah yaa. Terima kasih.