Contoh Proposal Kegiatan yang Baik dan Benar

Format dan contoh proposal kegiatan tidak terpaku pada suatu bentuk yang sudah baku, namun disesuaikan dengan tujuan serta rincian yang akan dituliskan dalam proposal tersebut.

Perhatikan contoh proposal kegiatan di bawah ini, juga simak penjelasan strukturnya untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam menyusun proposal kegiatan.

Contoh Proposal Kegiatan

PROPOSAL KEGIATAN PEMILIHAN MODEL COVER ABG

Nama Kegiatan
Pemilihan Model Cover ABG

Tanggal Pelaksanaan
24 Agustus 20019

Lokasi
Tunjungan Plaza 2 Lt I

LATAR BELAKANG

Impian setiap remaja metropolis pada umumnya ingin tampil menjadi cover majalah. Banyak remaja yang ingin tampil di cover suatu majalah, tetapi media yang tersedia sangat terbatas. Oleh karena itu, majalah ABG menyediakan tempat dan menjadi penyalur minat para remaja yang ingin tampil di cover majalah.

Acara ini dilaksanakan untuk mencari bibit-bibit yang berprestasi di dunia modeling dan menyajikannya dalam bentuk cover di majalah ABC dan model Produk. Profesi sebagai model adalah profesi yang menjanjikan, dan banyak remaja remaja saat ini yang ingin bekerja di dunia entermiment. Ajang kontes ini sangat diminati remaja.

TUJUAN

Kontes ini adalah tindak lanjut dari kontes sebelumnya yang sudah diadakan di ABJS. Keuntungan yang diperoleh pemenang cover ini adalah selain menjadi model cover, ia juga akan dipromosikan menjadi model produk sesuai permintaan klien ABG.

Sebagai wujud perhatian ABG kepada pengiklan untuk dapat lebih mempromosikan produknya kepada konsumen remaja pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

KEMASAN ACARA

Acara akan dilaksanakan di Venue Tunjungan Plaza 2 lantai dasar, dan akan dilaksanakan selama lima jam, dan dikemas semenarik mungkin. Target pengunjung sesuai dengan segmentasi dari Majalah ABG itu sendiri, yaitu Remaja umur 14-24 tahun.

Acara akan dibagi menjadi 4 bagian:

  1. Semua peserta berjalan di catwalk dengan memakai dress code sporty, tetapi tetap nasionalis (dalam rangka 17 Agustus).
  2. Terpilih 20 peserta, berjalan lagi di catwalk memakai pakaian dari sponsor. Peserta itu akan mencoba bergaya dengan alat peraga yang dipilihnya secara acak dalam waktu 3 detik, dan diberi komentar.
  3. Terpilihlah 10 peserta; mereka akan diberi pertanyaan sekilas tentang ABC dan pengetahuan umum.
  4. Terpilih 3 besar dan sesi pertanyaan

SASARAN AUDIENCE

Remaja (perempuan/laki laki) berumur 14-24 tahun, yang mengikuti trend dan gaya hidupnya cukup tinggi. Total perkiraan jumlah audiens adalah ±40 orang.

MEDIA PROMO

Selain dari majalah ABG itu sendiri, media yang digunakan adalah Player, Brosur, Radio, TV, Harian, Tabloid, undangan, dll.

DAYA TARIK ACARA

Acara ini menembak segmentasi yang memiliki kesamaan dengan segmentasi yang dimiliki oleh Sponsor, yaitu kalangan pelajar dari SMP, SMU, dan Mahasiswa semester 2; dari segi usia 14 22 tahun, pria maupun wanita, dengan strata ekonomi menengah ke atas.

Majalah ABG sudah tersebar di beberapa sekolah. Saat ini sudah 70-an sekolah SMU dan 20an kampus di Surabaya yang telah diberikan compliment. Jadi, untuk menarik massa agar datang ke acara tersebut bisa dikatakan cukup mudah.

Dengan faktor-faktor tersebut di atas, maka tidaklah salah jika bersedia untuk bekerjasama dengan kami. Karena perusahaan juga membutuhkan media untuk berpromosi atau mempublikasikan produk secara gencar. Karena fenomena yang tampak pada saat ini adalah perang provider untuk menarik massa.

Format dan Struktur Proposal Kegiatan

Suatu proposal kegiatan memiliki struktur seperti di bawah ini:

  1. Halaman judul
  2. Latar belakang
  3. Tujuan kegiatan
  4. Nama dan tema kegiatan
  5. Bentuk kegiatan
  6. Peserta
  7. Penyelenggara
  8. Jadwal dan lokasi kegiatan
  9. Susunan acara
  10. Susunan panitia
  11. Rencana anggaran
  12. Penutup
  13. Lampiran.

Berikut ini uraian singkat dari setiap bagian struktur proposal kegiatan:

Halaman judul

Halaman judul proposal kegiatan berisi:

  • Nama/judul kegiatan.
  • Lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan.
  • Penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan.

Latar belakang

  • Berisi alasan ”mengapa” kegiatan tersebut direncanakan.
  • Latar belakang biasanya berisi tiga bagian, yaitu:
    – Pendahuluan.
    – Bagian isi.
    – Bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus.
  • Latar belakang dalam proposal ini setidaknya menyiratkan misi dan visi tujuan berikut manfaat positif yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, harus dikelola dengan baik.
  • Latar belakang biasanya berisi gambaran/ilustrasi hal-hal apa saja atau alasan-alasan utama perlunya program/penawaran yang Anda tawarkan.
  • Jangan mempunyai anggapan bahwa latar belakangnya hanya ”pemanis” (daripada tidak ada tulisan pengantar) dan tidak perlu dibaca.
  • Berikan penjelasan penjelasan yang rasional sekaligus persuasif dalam latar belakang.

Tujuan kegiatan

Pada bagian ini mencakup beberapa hal, sebagai berikut:

  • Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan.
  • Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 (satu) tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting.
  • Kegiatan yang diselenggarakan sangat berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, ajang kreasi anak muda dapat disponsori perusahaan pakaian jadi, perusahaan telekomunikasi dan handphone, sepeda motor, serta minuman ringan. Semua produk tersebut dapat menarik minat penonton ajang kreasi anak muda tersebut. Sedangkan perusahaan penanaman modal atau perusahaan mobil mewah, kecil kemungkinannya untuk tertarik mendanai kegiatan seperti itu.
  • Tujuan acara atau kegiatan yang diusulkan adalah target nyata yang benar benar dapat dicapai.
  • Klien lebih menghargai tujuan yang realistis meski itu dampaknya sangat mudah dan sederhana. Berikan sedikit ulasan mengenai program yang hendak Anda laksanakan. Tidak perlu terlalu detail, tetapi mampu mengilustrasikan apa saja yang akan Anda lakukan dan konsekuensi serta keuntungannya bagi klien.
  • Terangkan di dalamnya sarana publikasi yang Anda tawarkan dan sumber dana yang diperlukan dalam program Anda.

Nama dan tema kegiatan

Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan, contoh:

  • Nama kegiatan: ”Lomba Lingkungan sehat Tingkat Kelurahan Sukomakmur 2007” . ‘
  • Tema kegiatan: ”Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”

Bentuk kegiatan

Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan. Contoh, dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”, bentuk kegiatannya seperti Lomba Lingkungan Sehat; Lomba Membuat Taman Toga; Penyuluhan Kesehatan Lingkungan; Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah; dan lain lain.

Peserta dan penonton

  • Segmen atau target peserta dan penonton yang akan menjadi sasaran kegiatan acara, harus tertera jelas dalam proposal. Jelaskan alasan mengapa mereka menjadi target.
  • Orang yang menjadi peserta harus sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan.
  • Pihak sponsor akan tertarik jika jumlah perkiraan target peserta dan penonton dicantumkan dalam proposal. Misalnya pada sebuah kegiatan lomba lari 10 km, harus disebutkan jumlah peserta beserta penonton yang akan berkumpul pada acara tersebut. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk dapat memperkenalkan dan memasarkan produk mereka. .

Penyelenggara

  • Berisi keterangan siapa yang akan menyelenggarakan acara tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan memengaruhi keputusan pihak sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah membuat sebuah kegiatan dan berakhir dengan sukses, maka pihak sponsor tidak segan segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.
  • Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu.
  • Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi.

Jadwal dan lokasi kegiatan

  • Berisi keterangan ”kapan dan di mana” kegiatan akan dilaksanakan.
  • Tempat penyelenggaraan
    Tempat menjadi sebuah pertimbangan ketertarikan perusahaan pada kegiatan Anda. Mereka akan lebih menyukai tempat yang bisa dilihat dan dijangkau oleh semua orang. Maksudnya terlepas dari jumlah peserta dan jumlah penonton yang akan terlibat di dalamnya. Pihak perusahaan mempertimbangkan khalayak umum yang mengetahui kegiatan tersebut.
  • Waktu penyelenggaraan
    Tentukan waktu yang tepat dalam melaksanakan acara tersebut. Hal ini menjadi penting karena sangat menentukan keberhasilan acara Anda. Misalnya tenggat waktu yang tidak terlalu dekat dengan kegiatan sejenis yang telah atau akan diselenggarakan oleh orang lain.

Susunan acara

Pada bagian ini secara sistemastis menjelaskan mengenai kronologis rencana penyelenggaraan acara dari awal sampai selesai. Dengan sangat rinci dijelaskan semua aspek yang berhubungan dengan pelaksanaan teknis.

Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (no, waktu, acara, pelaksana, dan lain-lain).

Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan.

Susunan panitia

Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk. Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.

Rencana anggaran

  • Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan.
  • Disusun secara sederhana, tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan.
  • Rincian pengeluaran, antara lain berisi:
    – Administrasi
    – Acara
    – Perlengkapan
    – Promosi
    – Keamanan
    – Transportasi
    – Dokumentasi
    – Konsumsi
    – Panitia pelaksana
    – Tim kreatif
    – Dan lain lain

Penutup

  • Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.
  • Ditandatangani oleh ketua pelaksana atau ketua panitia, dengan diketahui oleh penanggung jawab kegiatan.

Lampiran

Dapat berisi gambar, video, atau klipping koran yang memberikan keterangan tentang kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan pemohon.

Presentasi Proposal Kegiatan

Setelah proposal kegiatan dikirimkan pada pihak sponsor, Anda pun menawarkan kesiapan untuk presentasi. Presentasi bertujuan untuk lebih meyakinkan pihak sponsor mengenai acara yang akan dilaksanakan.

Tahap ini merupakan tahap krusial dalam menentukan keberhasilan sebuah proposal. Kemungkinan antara diterima dan ditolak adalah 50:50. Jadi, tergantung bagaimana Anda meyakinkan pihak sponsor. Persiapkan presentasi dengan sebaik baiknya dan susunlah agenda presentasi dengan menampilkan presentasi lisan yang profesional.

Pelaksanaan Kegiatan

Setelah tahap presentasi dilalui dengan sukses, dan proposal kegiatan Anda disetujui oleh pihak sponsor, maka saatnya memulai langkah pelaksanaannya.

Namun, satu hal yang harus diingat, harus tetap mengacu pada semua rencana yang telah disusun pada proposal kegiatan. Jangan sampai dalam pelaksanaannya keluar dari jalur yang telah direncanakan.

Sumber:
Agam, Rameli. 2013. Menulis Proposal, Panduan Lengkap Membuat Proposal Penelitian, Kerja Sama, Bisnis, Proyek, dan Event. Yogyakarta: Familia.

Tinggalkan komentar