Saat melakukan rapat, salah satu hal yang tidak boleh dilewatkan yaitu membuat notulen rapat. Notulen rapat dibuat dalam bentuk ringkas, padat dan jelas serta berurutan atau sistematis. Melalui notulen rapat, hasil rapat yang berfungsi sebagai bahan dokumentasi dapat dengan mudah diketahui.
Banyaknya kegiatan, jenis perusahaan maupun jenis organisasi membuat contoh notulen rapat bervariasi bentuknya. Manajemen yang baik merupakan salah satu bukti jika organisasi tersebut juga terstruktur dengan baik. Salah satunya dapat kita lihat dari dicatatnya semua aktivitas organisasi misalnya rapat, seminar, diskusi, perkumpulan dan berbagai aktivitas lainnya.
Pengertian Notulen Rapat
Definisi notulen rapat yaitu sebuah dokumen yang berfungsi sebagai bukti jika organisasi atau perusahaan telah melakukan kegiatan diskusi atau rapat untuk membahas suatu topik tertentu. Melalui notulen rapat, kita akan mengetahui siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut, hasil rapat, serta kapan rapat tersebut dilaksanakan.
Notulis merupakan sebutan bagi seseorang yang menulis notulen rapat. Sebagai seorang notulis, hal yang harus dilakukan yaitu menyimak rapat dengan baik sehingga dapat menangkap dan mengerti pembahasan yang dilakukan dalam rapat tersebut. Kemudian mencatat dan mengambil kesimpulan dari hal-hal yang dibahas dalam rapat sehingga notulis harus menghadiri sendiri kegiatan rapat tersebut.
Jadi dapat ditarik suatu kesimpulan jika notulis memegang peran penting dalam kegiatan rapat yang dilakukan perusahaan. Hal ini dikarenakan notulis harus dapat membuat dokumentasi hasil pembahasan rapat dengan baik dan benar.
Bukan hanya posisi sekretaris saja yang dapat menjadi seorang notulis namun karyawan lainnya pun dapat berperan sebagai notulis.
Format Notulen Rapat
Meskipun banyak contoh notulen rapat yang dapat kita temukan dengan mudah, namun tidak sedikit dari kita yang belum mengetahui dengan benar cara membuat notulen rapat.
Biasanya terdapat form khusus notulen rapat sehingga kita tinggal mengisinya saja. Form notulen rapat jenis ini biasanya disediakan oleh dinas atau perusahaan tertentu.
Namun tidak sedikit pula organisasi maupun perusahaan yang belum memiliki form untuk notulen rapat.
Jadi, bagaimanakah cara membuat notulen rapat yang baik dan benar? Simak penjelasannya di bawah ini!
1. Kop Organisasi atau Instansi
Dalam pembuatan notulen rapat, terdapat kop surat yang berada di bagian paling atas untuk menunjukkan profil perusahaan, organisasi atau instansi tertentu. Biasanya dilengkapi dengan alamat, nomor telepon dan alamat email (jika ada).
Namun, bagi komunitas yang bukan merupakan bagian dari organisasi, biasanya tidak mencantumkan kop surat jadi cukup menuliskan nama dari komunitasnya.
2. Detail Kegiatan
Agenda rapat ditulis di bawah kop surat yang berisi berisi hari/tanggal rapat, waktu pelaksanaan rapat, tempat penyelenggaraan rapat, agenda rapat yang berisi topik yang dibahas dalam rapat dan jumlah peserta rapat.
3. Isi Notulen
Isi notulen merupakan bagian paling penting dalam notulen rapat yang mencakup usulan, tanggapan usulan serta hasil dari kegiatan rapat yang dilaksanakan. Notulis tidak perlu mencatat seluruh susunan acara rapat secara lengkap, jadi cukup menulis poin-poin penting dari kegiatan rapat.
Dalam isi notulen juga harus ditandatangani oleh pemimpin rapat dan notulis sebagai bukti jika notulen yang telah dibuat sesuai dengan hasil pelaksanaan rapat.
Sertakan pula daftar hadir peserta di bagian bawah yang berfungsi sebagai saksi dalam kegiatan rapat yang dilaksanakan.
Contoh Notulen Rapat
Untuk memudahkan kamu dalam memahami cara pembuatan notulen dengan baik dan benar, di bawah ini akan disajikan beberapa contoh notulen rapat berdasarkan instansi atau organisasi yang membuatnya.
Contoh Notulen Rapat Kantor
Tidak sedikit karyawan yang mengalami PHK (pemutusan Hubungan Kerja) yang disebabkan oleh berbagai hal. Namun, sebelum memutuskan untuk melakukan PHK, pihak perusahaan akan melakukan rapat terkait dengan masalah tersebut sebelumnya.
Contoh notulen rapat mengenai masalah PHK oleh kantor dapat kamu lihat di bawah ini.
SIDO MULYO
Jalan Raya Sesetan No 45, Badung, Bali
Telp. (0351) 8989999
Email : [email protected]
NOTULEN RAPAT
Agenda Rapat : Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan
Hari/ Tanggal : Rabu, 10 Januari 2018
Waktu : 14.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting Lantai 2
Pemimpin Rapat : Sukamdi selaku Direktur Utama PT. Sido Mulyo
Notulis : Anggraeni Rifa
Notulensi Rapat :
PT. Sido Mulyo melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) dikarenakan krisis ekonomi yang sedang berlangsung. Agar perusahaan dapat tetap berjalan dengan baik maka tindakan PHK perlu dilakukan. Pesangon akan diberikan kepada karyawan yang diPHK berdasarkan posisinya di perusahaan.
Pimpinan Rapat, Notulis,
Sukamdi Anggraeni Rifa
Contoh Notulen Rapat Diskusi
Diskusi merupakan cara yang paling sering dilakukan dalam menyelesaikan berbagai persoalan dan salah satu contohnya adalah diskusi kelompok.
Bagaimanakah caranya membuat notulen rapat diskusi? Mari kita lihat contohnya di bawah ini!
NOTULEN RAPAT
Agenda Diskusi : Membahas kegiatan kelompok MELATI
Hari/Tanggal : 21 Desember 2018
Pukul : 09.00 WIB
Tempat : Rumah Ibu Fatmawati selaku ibu Nirmala (ketua kelompok)
Pemimpin Diskusi : Nirmala Indah Putri selaku ketua kelompok
Notulis : Adinda Dika Rahayu
Notulen Rapat :
Kelompok MELATI akan mengadakan wawancara di PT. Sari Kedelai untuk mengetahui cara pembuatan susu kedelai serta bahan-bahan yang dibutuhkan. Hasil dari wawancara tersebut akan dibuat dalam bentuk makalah sebagai tugas kelompok.
Kemudian makalah akan diserahkan kepada Ibu Nuning selaku guru mata pelajaran Bahasa Indonesia.
Pemimpin rapat, Notulis,
Nirmala Indah Putri Adinda Dika Rahayu
Contoh Notulen Rapat OSIS
OSIS atau Organisasi siswa Intra Sekolah merupakan salah satu organisasi yang terdapat di lingkungan sekolah baik SMP (Sekolah Menengah Pertama) maupun SMA (Sekolah Menengah Atas).
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sekolah biasanya akan dibahas melalui rapat OSIS. Di bawah ini merupakan contoh notulen rapat OSIS yang membahas mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan untuk menyambut Milad Sekolah.
SMA Negeri 1 Jombang
Organisasi Siswa Intra Sekola (OSIS)
Jalan Raya Sukawening nomor 12, Dawuhan, Jombang
Telp. (0675)878688
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Sabtu, 14 November 2016
Waktu : 08.00 – 11.00 WIB
Tempat : Ruang OSIS SMA Negeri 1 Jombang
Pemimpin Rapat : Anwar Fuadi
Jumlah Peserta : 20 orang
Materi Rapat : Persiapan menyambut Hari Ulang Tahun SMA Negeri 1 Jombang
Kegiatan Pembukaan :
- Pembukaan oleh Ketua OSIS
- Sambutan oleh Pembina OSIS
Hasil Kegiatan Rapat :
Telah dibentuk susunan kepanitiaan untuk menyambut Hari Ulang Tahun SMA Negeri 1 Jombang
Ketua pelaksana : Muhammad Saifudin
Sekretaris : Safira Soraya
Bendahara : Dwi Rahma
Seksi Acara : Indah Yanti
Seksi Humas : Wulan Sari
Seksi Perlengkapan : Romdan Alamadra
Seksi Konsumsi : Wisnu Sifiana
Kegiatan ditutup oleh Ketua OSIS pada pukul 11.00 WIB
Pemimpin Rapat, Notulis,
Anwar Fuadi Madu Indah Larasati
Contoh Notulen Rapat Sekolah
Sekolah juga sering mengadakan rapat terkait berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pihak sekolah dan salah satunya adalah rapat untuk menentukan tanggal diadakannya Ujian Akhir Semester Ganjil.
Di bawah ini merupakan contoh notulen rapat yang diadakan pihak sekolah.
SMA Negeri 1 Jombang
Jalan Raya Sukawening nomor 12, Dawuhan, Jombang
Telp. (0675)878688
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Kamis, 10 April 2018
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula SMA Negeri 1 Jombang
Pemimpin Rapat : Indah Sukamti, S.Pd
Jumlah Peserta : 25 orang
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Ujian Akhir Semester Ganjil
Kegiatan Pembukaan :
- Pembukaan oleh Indah Sukamti, S.Pd
- Sambutan oleh Kepala Sekolah
Hasil Keputusan Rapat :
Ujian Akhir Semester Ganjil akan dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 24 April 2018 sesuai dengan hasil rapat yang dilaksanakan pada Kamis, 10 April 2018. Ujian Akhir Semester Ganjil akan diikuti oleh seluruh murid SMA Negeri 1 Jombang
Pemimpin Rapat, Notulis,
Indah Sukamti, S.Pd Romadhon Budi Indaryo
Contoh Notulen Rapat Desa
Desa juga sering mengadakan rapat terkait dengan banyak hal yang berhubungan dengan desa yang salah satunya adalah rapat mengenai masalah bersih desa. di bawah ini merupakan contoh notulen rapat yang dikeluarkan oleh desa.
Desa Sidodai 5
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Kamis, 7 Mei 2019
Waktu : 08.00 – 11.00 WIB
Tempat : Gedung Serba Guna Desa Sidodadi 5
Pemimpin Rapat : Indah Sunarti
Jumlah Peserta : 15 orang
Materi Rapat : Penetapan hari pelaksanaan bersih desa di Desa Sidodadi 5
Kegiatan Pembukaan :
- Pembukaan oleh Ketua pelaksana bersih desa
- Sambutan oleh Kepala Desa Sidodadi 5
Hasil Keputusan Rapat :
Pelaksanaan bersih desa akan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 12 Mei 2019 berdasarkan hasil keputusan rapat yang dilaksanakan pada Kamis, 7 Mei 2019. Setiap RT (Rukun Tetangga) diwajibkan membawa tumpeng yang dikumpulkan di rumah Kepala Desa Sidodadi 5 yang kemudian akan didoakan dan dibagi-bagikan kembali. Akan digelar pagelaran wayang kulit pada malam harinya.
Pemimpin rapat, Notulis,
Indah Sunarti Aqila Indri Aprilia
Contoh Notulen Rapat Karang Taruna
Organisasi pemuda yang biasa disebut dengan karang taruna merupakan salah satu organisasi yang selalu ada di setiap desa. Sebagai salah satu organisasi, karang taruna pastinya juga akan membuat notulen rapat saat mengadakan rapat untuk membahas salah satu kegiatannya misalnya rapat penetapan panitia.
Kamu dapat melihat contoh notulen rapat yang ditulis oleh karang taruna seperti di bawah ini.
Karang Taruna Maju Tak Gentar
Desa Kadung Sari
Kabupaten Wonosobo
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Jumat, 6 Agustus 2018
Waktu : 13.00-selesai
Tempat : Balai Desa Kadung Sari
Pemimpin Rapat : Syarifudin Hasan
Jumlah Peserta : 15 orang
Materi Rapat : Penetapan Panitia Musabaqah Tilawatil Qur’an Tingkat Desa Kadung Sari
Kegiatan Pembukaan :
- Pembukaan oleh Syarifudin Hasan
- Sambutan oleh Kepala Desa Kadung Sari
Hasil Keputusan Rapat :
Pada rapat penetapan panitia Musabaqah Tilawatil Qur’an (MTQ) tingkat desa Kadung Sari yang dilaksanakan pada hari Senin, 6 Agustus 2018 berhasil membentuk susunan kepanitiaan sebagai berikut :
Ketua Pelaksana : Ahman Husairi
Sekretaris : Siti Solekha
Bendahara : Riana Ambar Putri
Koordinator Seksi Acara : Siti Maemunah
Koordinator Seksi Humas : Ahmad Mujammil
Koordinator Perlengkapan : Wahyu Yogi Sudarman
Koordinator Seksi Konsumsi : Intan Maulina
Koordinator Seksi Keamanan : Ilham Swirja
Pemimpin Rapat, Notulis,
Syarifudin Hasan Sari Anya Devi
Contoh Notulen Rapat Seminar
Jika kamu pernah menghadiri acara seminar, pasti kamu akan menjumpai notulis yaitu seseorang yang bertugas untuk menulis notulen. Di bawah ini merupakan contoh notulen rapat yang ditulis ketika seminar berlangsung.
NOTULEN RAPAT SEMINAR
Tema Seminar : Komunikasi dalam Pandangan Islam
Hari/Tanggal : Selasa, 15 Mei 2018
Pukul : 10.00 – selesai
Tempat : Wakau Hall lantai 3
Notulen : Muria Indah Wangi
Notulensi Seminar :
Islam menggunakan pedoman Al- Quran dan As-Sunnah dalam berkomunikasi. Sehingga prinsip dan landasan nilai-nilai Islam saat berkomunikasi sangat dijaga seperti santun, tidak kasar, ramah dan damai. Kenyamanan dalam berkomunikasi juga harus didapatkan oleh masing-masing pihak baik komunikator maupun komunikasikan.
Pemimpin Rapat, Notulis,
Muhammad Imam Hanafi Muria Indah Wangi
Contoh Notulen Rapat Organisasi
Saat akan melakukan sebuah kegiatan, organisasi pasti akan mengadakan suatu rapat. Contoh notulen rapat organisasi dapat kamu lihat seperti di bawah ini.
NOTULEN RAPAT
Hari/Tanggal : Jumat, 15 Oktober 2017
Pukul : 13.00 – selesai
Tempat : Magelang Lapo
Acara :
Pembahasan mengenai hal-hal sebagai berikut :
- Peletakan batu pertama monumen dan pengukuhan pengurus punguan manik raja se-Indonesia Dunia yang dilaksanakan di Magelang
- Melakukan pemahaman terhadap narasi pernyataan setiap tanggal 10 November 2018
- Menyimak penjelasan dari Ketua Umum Manik Raja Dohot Boruna se-Jabodetabek sebagai Adendum Pernyataan
Hasil Rapat :
- Melakukan pemahaman sepenuhnya narasi pernyataan sikap tanggal 10 November 2018 (Terlampir)
- Menyimak secara langsung penjelasan dari Ketua Umum Manik Raja Dohot Boruna Se Jabodetabek sebagai Adendum pernyataan sikap.
Notulis,
Maulida Nur Rohmah
Contoh Notulen Rapat Panitia Pentas Seni
Sebelum mengadakan pentas seni baik yang dilakukan di sekolah maupun di desa, tentunya kita akan melaksanakan rapat terlebih dahulu untuk mengatur segala sesuatunya.
Di bawah ini merupakan contoh notulen rapat pentas seni yang bisa kamu jadikan sebagai referensi.
SMA Negeri 1 Jombang
Jalan Raya Sukawening nomor 12, Dawuhan, Jombang
Telp. (0675)878688
NOTULEN RAPAT PENTAS SENI SMAN 1 JOMBANG
HARI/TANGGAL : Senin, 16 Juli 2018
WAKTU : 09.00 – SELESAI
TEMPAT : Aula SMA Negeri 1 Jombang
AGENDA : Pembahasan Persiapan Panitia Pentas Seni SMA Negeri 1 Jombang
PIMPINAN RAPAT : Dendi Irawan (Ketua Panitia Pentas Seni)
PESERTA RAPAT : 15 orang
Guru Pembimbing : Rudi Kuncoro, M.Pd , Rohmah Ria S.Pd
Pengurus OSIS/Panitia : Sarina, Riadi Ahmad, Karina, Fuad Sarif, Mariana, Sinta Jati, Deandra
NOTULIS : Indah Maharani
RINGKASAN ACARA :
- Rapat dibuka pukul 09.15 oleh Pemimpin Rapat
- Pengarahan dan masukan dari Bapak Rudi Kuncoro, M.Pd mengenai tujuan dari penyelenggaraan Pentas Seni SMA Negeri 1 Jombang yaitu untuk menunjang bidang akademik serta kreativitas siswa.
- Pesan dari Ibu Rohmah Ria S.Pd agar Pentas Seni di SMA Negeri 1 Jombang dapat dilaksanakan dengan baik setiap tahunnya.
- Setiap seksi diharapkan dapat melaksanakan tugas yang diberikan ketua panitia dengan baik mengenai jumlah anggaran yang dibutuhkan dan kegiatan yang akan diselenggarakan
- Acara apa saja dan siapa saja yang diundang merupakan agenda yang harus dibuat oleh seksi acara
- Penyediaan alat-alat yang dibutuhkan untuk pentas seni dipersiapkan oleh seksi dokumentasi, piblikasi dan perlengkapan.
- Untuk biaya tambahan, seksi keuangan membutuhkan bantuan dari sponsorship
Kesimpulan Hasil Rapat :
- Spanduk dan brosur yang diperlukan segera dibuat oleh seksi publikasi
- Seksi keuangan dan seksi publikasi segera mencari sponsor untuk biaya tambahan
- Dokumen apa saja yang akan didokumentasikan segera dibuat oleh seksi dokumentasi
- Penutup/Doa
- Rapat ditutup oleh Ketua Panitia pada pukul 11.15
- Doa dipimpin oleh Riadi Ahmad
PENGESAHAN
Pimpinan Rapat
Dendi Irawan
Notulis
Indah Maharani
Guru Pembimbing
Rudi Kuncoro, M.Pd
Rohmah Ria S.Pd
Contoh Notulen Rapat Puskesmas
Notulen rapat juga dibutuhkan oleh puskesmas untuk mengetahui hasil rapat yang diselenggarakan di tempat tersebut. Salah satu contoh notulen rapat puskesmas dapat kamu lihat seperti di bawah ini.
NOTULEN RAPAT
PUSKESMAS KASIH IBU
Hari/Tanggal : Kamis, 4 Oktober 2018
Waktu : 10.00-selesai
Tempat : Ruang Meeting
Pemimpin Rapat : Ahmad Hasan
Jumlah Peserta : 15 orang
SUSUNAN ACARA :
- Pembukaan oleh pimpinan rapat
- Sambutan oleh Dr. Indah Puspitasari
- Pembahasan Masalah mengenai Pengisian kelengkapan status pasien Puskesmas Kasih Ibu
- Penutup oleh pimpinan rapat dengan doa
POKOK PEMBAHASAN :
- Pengisian kelengkapan status pasien Puskesmas Kasih Ibu
ISI RAPAT :
- Pencatatan rekam medis/ status pasien
- Pencatatan dan pengisian rekam medis hanya dilakukan oleh yang bertugas di Puskesmas Kasih Ibu atau yang memeriksa pasien
- Pengisian rekam medis harus secara lengkap dan jelas
- Pengisian dan perubahan rekam medis harus diketahui dan di paraf
- Isi rekam medis meliputi :
- Nama dan identitas pasien
- Nomor regristasi dan rekam medis
- Tanggal pemeriksaan
- Usia pasien
- Berat badan
- Anamnesa penyakit pasien, riwayat penyakit terdahulu, riwayat penyakit keluarga, riwayat penyakit sekarang
- Pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang
- Pemeriksaan tanda-tanda vital pasien seperti suhu, nadi, tekanan darah dan pernafasan
- Diagnosis pasien
- Pengobatan yang diberikan selama di Puskesma Kasih Ibu
Kegunaan kelengkapan status pasien:
- Untuk menjamin kontinuitas pelayanan medik dengan kualitas tinggi
- Sebagai bahan informasi jika pasien berobat kembali
- Sebagai bahan penilaian pelayanan medis
Pimpinan Rapat, Notulen,
Ahmad Hasan Riska Lucia Dewi
Contoh Notulen Rapat Unit Kegiatan Mahasiswa
Mahasiswa juga memiliki banyak kegiatan yang perlu dirapatkan misalnya saja saat akan melaksanakan perayaan dies natalis bagi kampus tercinta.
Sebagai contohnya, kamu dapat melihat contoh notulen rapat unit kegiatan mahasiswa di bawah ini.
UNIVERSITAS ADI LUHUR
Jalan Borobudur No. 12, Sukamaju, Malang
Telp. (656) 898978999
Email : [email protected]
NOTULEN RAPAT
Hari/ Tanggal : Senin, 19 November 2018
Waktu : 09.00 – 12.00
Materi Rapat : Persiapan Pensi Menyambut Dies Nataies Universitas Adi Luhur
Pimpinan Rapat : Bambang Harmudji (Ketua UKM)
Notulis : Muhammad Basri
Peserta : 20 orang
Terdiri Atas : 20 orang
Tidak Hadir : –
Pelaksana Rapat :
Kegiatan Pembukaan :
- Acara pembukaan rapat oleh Ketua UKM
- Sambutan Rektorat
- Dalam sambutan Rektorat menyarankan agar panitia pelaksana kegiata terdiri atas perwakilan setiap jurusan
- Pengisi acara pensi Dies Natalies dari UKM setiap fakultas
Acara Inti :
- Pembentukan Panitia Pelaksana
- Dengan memperhatikan arahan yang diberikan oleh Rektorat, maka panitia pelaksana acara pensi Dies Natalis Universitas adalah :
- Ketua : Indra Lesmana Sadewa
- Sektretaris : Rohana Rusli
- Bendahara : Amelia Sasmita
- Seksi Acara : Heri Yono dan dibantu oleh beberapa orang:
- Intan Dwi lestari
- Eka Nur Rohmah
- Rohmat Efendi
- Annisa Maftukhah
- Ahmad Husein
Pelaksanaan Acara :
- Persiapan pensi 27-30 November 2018
- Rapat Kepanitiaan 1 Desember 2018
- Pelaksanaan kegiatan pensi 3 Desember 2018
- Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua UKM selaku pemimpin rapat pada pukul 12.00 WIB.
Pemimpin Rapat, Notulis,
Bambang Harmudji Muhammad Basri
Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Notulen rapat perusahaan merupakan dokumen penting untuk mencatat setiap hasil rapat yang diselenggarakan perusahaan.
Di bawah ini disajikan notulen rapat perusahaan yang dapat kamu jadikan referensi.
Kusuma Group
Jalan Raya Mundirejo No 45, Cikareng, Jakarta Utara
Telp. (021) 5685678888
Email : [email protected]
NOTULEN RAPAT
Hari/ Tanggal : Senin, 5 Febuari 2018
Waktu : 14.00-15.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting Kusuma Group
Pemimpin Rapat : Vicky Armawan
Jumlah Peserta : 25 orang
Materi Rapat : Pembahasan mengenai perlombaan antar karyawan
Kegiatan Pembukaan
- Pembukaan oleh Vicky Armawan
- Sambutan oleh manajer Kusuma Group
Hasil Keputusan Rapat :
Berdasarkan rapat yang sudah dilaksanakan pada hari Senin, 5 Febuari 2018 maka akan dilaksanakan perlombaan antar karyawan. Pelaksanaan lomba diselenggarakan pada hari Minggu, 11 Febuari 2018. Yahya Budiman ditunjuk sebagai ketua perlombaan.
Pemimpin Rapat, Notulis,
Vicky Armawan Indah Pertiwi
Contoh Notulen Rapat di Kantor Pemerintah
Kantor pemerintah merupakan instansi yang sering mengadakan berbagai kegiatan. Untuk itu, pembuatan notulen rapat sangat penting bagi instansi pemerintah.
Di bawah ini merupakan contoh notulen rapat yang ditulis di kantor pemerintah.
PEMERINTAH KABUPATEN SINAMBAU
KECAMATAN BALARAJA
JALAN KI HAJAR DEWANTARA NO. 65, BALARAJA, SINAMBAU, 998677
Telp. (0978)77867888
NOTULEN RAPAT
Kepada Yth : Camat Balaraja
Dari : Wakil Camat
Hal : Kegiatan
Hari/Tanggal : Rabu, 12 September 2018
Waktu : 13.00-selesai
Tempat : Ruang Serbaguna Lt 2
Acara : Koordinasi evaluasi pengendalian faktor penyakit DBD
Undangan :
- Kasudin Kesmas Se DKI Jakarta
- Para Camat Se DKI Jakarta
- Para Lurah Se DKI Jakarta
- Pimpinan Rapat : KA Dinas Kesmas Provinsi Jakarta
Kesimpulan Rapat :
Dengan ini disimpulkan bahwa hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sebagai berikut :
- Acara dibuka oleh Sekda Provinsi DKI Jakarta dan dilanjutkan dengan arahan
- Penyampaian Materi:
- Koordinasi evaluasi mengenai oleh Kepala Biro Bintal dan Kesmas penanggulangan DBD di Provinsi DKI Jakarta
- Strategi yang dilakukan Depkes untuk mengantisipasi meningkatnya kasus DBD
- Pelaksanaan PSN
Jakarta, 13 September 2018
Peserta Rapat,
Wakil Camat
Syafrudin Chandra
NIP 123 908 78678
Tembusan : Kasi Pemberdayaan Masyarakat
Contoh Notulen Rapat di Pondok Pesantren
Pondok pesantren juga membuat notulen rapat untuk acara-acara yang diselenggarakan oleh pesantren.
Sebagai contohnya, kamu dapat melihat contoh notulen rapat di bawah ini.
Pondok Pesantren Muslim Blitar
Jalan Ahmad Yani 12, Wlingi, Blitar
Telp. (0342)7685423
Sidang/ Rapat : Rapat Panitia Houl Akbar Pondok Pesantren Muslim Blitar
Hari/ Tanggal : 24 September 2018
Jam : 20.00 WIB – selesai
Acara :
- Pembukaan
- Sambutan
- Acara Inti
- Penutup
Pimpinan/peserta :
- Ketua : Drs. Hj. Muhammad Dzulfikar
- Wakil Ketua : K.H. Hasan Ansori
- Sekretaris : Hj. Sulastri
- Pencatat : K.H. Faizal Idris
- Peserta :
- Kepala Jama’ah pondok Pondok Pesantren Muslim Blitar
- Bupati Kota Blitar
- Jama’ah Pondok Pesantren Muslim Blitar
- Takmir Masjid Agung Muslim Blitar
Kegiatan rapat :
- Penentuan tempat dan waktu pelaksanaan Houl Akbar
- Penentuan tugas panitia Houl Akbar
- Penentuan anggaran dana yang dibutuhkan
- Penentuan tempat penginapan bagi jama’ah yang berasal dari luar kota
Manfaat Notulen Rapat
Sebelum mengetahui bagaimana contoh notulen rapat, alangkah baiknya jika kita mengetahui terlebih dahulu apa saja manfaat notulen rapat.
Mari kita lihat manfaat notulen rapat di bawah ini!
1. Sebagai Alat Bukti
Saat terjadi perubahan bentuk organisasi ataupun penutupan organisasi, notulen rapat memegang peran penting sebagai alat bukti di pengadilan.
2. Sebagai Pedoman untuk Rapat Berikutnya
Untuk membahas suatu permasalahan, perusahaan terkadang melakukan rapat tidak cukup satu kali melainkan perlu rapat berikutnya sebagai tindak lanjut dari rapat sebelumnya.
Perusahaan dapat menggunakan notulen rapat sebelumnya sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan rapat selanjutnya.
3. Sebagai Sumber Informasi untuk Peserta yang Tidak Hadir
Tidak semua peserta rapat dapat hadir di semua rapat yang dilangsungkan oleh perusahaaan atau organisasi. Terkadang, terdapat suatu halangan tertentu yang membuat kita tidak dapat menghadirinya.
Melalui notulen rapat, kita akan mengetahui masalah apa saja yang dibahas dalam rapat yang tidak dapat kita ikuti serta hasil dari rapat tersebut.
4. Sebagai Dokumen
Sebagai bahan dokumentasi, jadi notulen harus ditulis secara sistematis, padat, jelas dan ringkas. Simpanlah dan susunlah notulen sesuai dengan kronologisnya sehingga akan memudahkan bagi siapa saja untuk mencarinya jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
5. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Rapat yang tidak pernah dilakukan disebut dengan rapat semu jadi bersifat fiktif. Untuk menyusun notulen dalam rapat semu sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu kepada pihak yang mengerti hukum.
6. Sebagai Alat Pengingat untuk Peserta Rapat
Notulen rapat sebelumnya, biasanya akan dibicarakan oleh pemimpin rapat ketika akan melangsungkan rapat. Melalui notulen rapat maka peserta rapat akan diingatkan mengenai hasil rapat yang telah dilakukan sebelumnya.
7. Untuk Mencapai Tujuan Tertentu
Untuk menetapkan anggaran keuangan biasanya perusahaan akan mengadakan rapat secara teratur tiap bulan. Tetapi ketika perusahaan tidak mengadakan rapat bulanan maka notulen rapat yang berisi penetapan anggaran keuangan bulan sebelumnya dapat dijadikan acuan untuk menetapkan anggaran keuangan bulan ini.
Dengan kata lain, notulen rapat berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu.
8. Dijadikan Sebagai Manometer Rapat
Sebagai manometer berjalannya rapat merupakan salah satu fungsi notulen rapat. Jadi, sebagai notulis diharuskan membuat notulen rapat dengan ringkas dan jelas agar mudah dipahami oleh pihak lain. Melalui notulen rapat kita juga akan mengetahui sukses tidaknya rapat yang dilaksanakan.
9. Sebagai Alat Ukur terlaksana atau tidaknya tujuan rapat
Rapat biasanya dilakukan untuk membahas topik tertentu dan memiliki tujuan tertentu. Melalui notulen rapat, kita akan mengetahui, apakah tujuan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan yang tertulis dalam notulen rapat atau tidak.
Uraian di atas merupakan beberapa contoh notulen rapat yang dapat kamu jadikan referensi beserta pengertian, fungsi dan tujuan notulen rapat. Semoga bermanfaat.